Hybrid working e activity-based working: come progettare l’ufficio nel 2026

Dall'open space all'ufficio ibrido: cosa è cambiato

Per anni il modello è stato uno solo: una scrivania per ogni persona, occupata tutti i giorni dalle nove alle sei. L'open space ha aumentato la densità, ma la logica è rimasta la stessa — un posto fisso per ciascuno. Con il lavoro ibrido quell'equazione si è rotta. Le persone alternano giornate in sede e giornate da remoto, e in un giorno qualsiasi una parte delle scrivanie resta vuota mentre mancano spazi per fare le cose che in ufficio servono davvero: confrontarsi, riunirsi, concentrarsi senza rumore.

L'activity-based working (ABW) parte da qui. Invece di assegnare una postazione a ogni dipendente, progetta l'ufficio intorno alle attività che le persone svolgono nell'arco della giornata, e mette a disposizione l'ambiente giusto per ciascuna. Chi entra la mattina sceglie dove sedersi in base a cosa deve fare: una scrivania condivisa per il lavoro operativo, una zona silenziosa per una stesura che richiede concentrazione, un tavolo informale per allinearsi con un collega.

Il risultato è un ufficio che lavora meglio con la stessa metratura, o che libera spazio da destinare ad altro. Ma è anche un progetto delicato: ridurre le postazioni senza una mappa chiara di come si lavora porta più problemi di quanti ne risolva. Per le aziende che vogliono ripensare la sede in questa chiave, è il terreno su cui ci muoviamo con le nostre soluzioni di arredo ufficio per aziende.

Le sei zone di un ufficio ibrido ben progettato

Un ufficio activity-based non è un open space con qualche divano in più. È un insieme di ambienti pensati per attività diverse, riconoscibili e coerenti tra loro. Queste sono le sei zone che, in proporzioni variabili, compongono quasi sempre un progetto ben fatto.

1. Zona di concentrazione (focus)
   Postazioni o piccole nicchie pensate per il lavoro individuale che richiede silenzio: una stesura, un'analisi, un'attività che non sopporta interruzioni. Vanno protette acusticamente e visivamente dal resto dell'ufficio.
2. Aree di collaborazione informale (huddle)
   Tavoli alti, sedute morbide, angoli attrezzati dove due o tre persone si fermano a confrontarsi senza prenotare una sala. Sono il cuore informale dell'ufficio ibrido: lì nasce buona parte del lavoro di squadra.
3. Sale riunioni strutturate
   Spazi chiusi per incontri pianificati, oggi quasi sempre ibridi — con qualcuno in presenza e qualcuno in collegamento. Richiedono dotazioni audio-video adeguate e un'acustica curata.
4. Cabine per le call e il focus work
   Le postazioni condivise mal si prestano alle videochiamate. Qui entrano in gioco le cabine insonorizzate e i phone booth, che isolano chi è in call e restituiscono silenzio a chi lavora intorno.
5. Spazi sociali e di pausa
   L'area caffè, il punto ristoro, gli angoli informali dove le persone si incontrano. In un ufficio dove non si va più tutti i giorni, sono ciò che rende la sede un luogo a cui vale la pena tornare.
6. Postazioni condivise (hot desk)
   Scrivanie non assegnate, usate da persone diverse in giorni diversi. Funzionano solo se ogni postazione è davvero allestita bene: piano stabile, seduta ergonomica regolabile, ordine. Una hot desk scomoda viene evitata, e il modello salta.

Le zone non vivono isolate: il confine tra concentrazione e collaborazione si gestisce anche con le pareti divisorie per ufficio, che separano gli ambienti senza chiuderli e mantengono la luce e la continuità visiva.

Cosa va storto quando la transizione è gestita male

Il passaggio all'ibrido sembra semplice — meno scrivanie, qualche zona nuova — ma è proprio nella sua apparente facilità che si nascondono gli errori più costosi. Il più frequente è tagliare le postazioni guardando solo la media delle presenze: se in azienda si lavora in sede soprattutto a metà settimana, il martedì e il mercoledì le persone si ritrovano senza un posto dove sedersi, e l'ufficio diventa un problema invece di una risorsa.

Il secondo errore riguarda il rumore. Mettere call, concentrazione e collaborazione nello stesso spazio aperto significa far convivere esigenze opposte: chi è in videochiamata disturba chi sta scrivendo, e viceversa. Senza un progetto acustico serio, l'ufficio ibrido diventa più rumoroso del vecchio open space. È un tema che abbiamo approfondito parlando di acustica negli uffici open space.

C'è poi un terzo aspetto, spesso sottovalutato, che oggi ha anche un peso normativo: la qualità delle postazioni condivise. Con il desk sharing ogni scrivania è usata da persone diverse, e deve quindi essere essa stessa una postazione a norma — non un piano d'appoggio qualsiasi.

Come si progetta un ufficio activity-based, passo per passo

Un progetto ABW non parte dal catalogo degli arredi, ma dall'osservazione di come si lavora. Il percorso si articola in quattro fasi.

1. Analisi degli spazi e delle presenze

Si parte da un sopralluogo e da una lettura onesta dei dati di presenza: quante persone ci sono nei giorni di picco, quante in media, come sono distribuite tra i reparti. È la base che evita di dimensionare l'ufficio sulle ipotesi anziché sui fatti.

2. Mappatura delle attività

Si osserva cosa fanno davvero le persone in sede: quanta concentrazione individuale, quante riunioni, quante call, quanta collaborazione informale. Da questa mappa nasce il mix di zone, calibrato sull'azienda e non su un modello astratto.

3. Layout per zone e arredo

Si traduce la mappa in un layout: dove vanno le aree silenziose, dove le postazioni condivise, dove le cabine e le sale. Qui si scelgono gli arredi — scrivanie, sedute ergonomiche, divisori, cabine — coerenti con ogni funzione.

4. Tecnologia di prenotazione e regole d'uso

Le postazioni e le sale condivise funzionano se c'è un modo semplice per prenotarle e regole chiare su come si usano. La tecnologia di booking e qualche norma condivisa trasformano un bel layout in un ufficio che gira. Sono temi che si intrecciano con il modo in cui si ripensa l'intero ambiente di lavoro in chiave ibrida.

Cosa puoi fare internamente e dove serve un progettista

Non tutto richiede un intervento esterno: una parte del lavoro è di ascolto interno e di organizzazione, e nessuno la conosce meglio dell'azienda stessa.

Cosa puoi fare autonomamente:

• Raccogliere i dati di presenza reali e ascoltare i team su come e dove preferiscono lavorare.
• Definire le regole d'uso delle postazioni condivise e delle sale.
• Avviare il cambiamento con piccoli interventi pilota su un'area, prima di estenderli.

Dove il fai-da-te non basta:

• Dimensionare correttamente il mix di zone rispetto alle presenze, senza esuberi né carenze.
• Progettare l'acustica in modo che concentrazione, call e collaborazione convivano davvero.
• Garantire che ogni postazione — fissa o condivisa — rispetti i criteri ergonomici richiesti.
• Integrare arredi, divisori e cabine in un progetto coerente e non in una somma di acquisti scollegati.

Sei errori comuni nel passaggio al lavoro ibrido

1. Tagliare le postazioni sulla media e non sui picchi. Si finisce senza posti nei giorni di maggiore affluenza.
2. Trattare l'ABW come un risparmio e non come un progetto. L'obiettivo è far funzionare meglio l'ufficio, non solo ridurre i metri quadri.
3. Ignorare l'acustica. Senza un progetto del suono, l'ufficio ibrido diventa più rumoroso, non meno.
4. Lasciare le hot desk mal allestite. Una postazione condivisa scomoda viene evitata, e il desk sharing fallisce.
5. Dimenticare la conformità della postazione. Con la nuova normativa, le scrivanie condivise devono essere a norma come quelle fisse.
6. Cambiare gli spazi senza coinvolgere le persone. Un layout calato dall'alto, per quanto elegante, viene vissuto come un'imposizione. L'ascolto interno è parte del progetto, non un optional.